Invertol
Obras y Reformas
“Disponer de una herramienta con la que poder reportar de los trabajos realizados a nuestros clientes de manera rápida, sencilla, detallada y veraz, en Invertol estimamos un ahorro anual de 24.000,00 € respecto al sistema anterior.”
Comenta Julio González Alarcón, Socio director de Invertol
Invertol. Un iPad en la obra.
Invertol Obras y Reformas (Invertol, S.L.) es una empresa de construcción, especializada en el mantenimiento y reforma de viviendas, oficinas y locales comerciales. Además de trabajar para particulares, una parte muy importante de su negocio viene del mantenimiento de un volumen muy importante de inmuebles propiedad de las principales entidades bancarias, fondos de inversión y grandes inmobiliarias.
El mantenimiento de estas propiedades inmobiliarias incluye desde el cambio de un grifo hasta una reforma integral. Todas estas obras repartidas por la geografía nacional se coordinan desde sus oficinas centrales de Somosaguas en Madrid, y en ellas participan cuadrillas de trabajo propias y proveedores externos.
SmartCo Iniciativas Tecnológicas es un nuevo miembro FBA cuyos socios cuentan con una amplísima experiencia en el desarrollo de aplicaciones con FileMaker y FileMaker Go y que ya han publicado numerosos casos de éxito como socios de otros FBAs y han participado como ponentes en distintos eventos relacionados con FileMaker.
El desafío del usuario
Al contrario de lo que pasa en el sector de la construcción, Invertol Obras y Reformas está experimentando un incremento en sus operaciones ya que cuenta con tres ventajas importantes: rapidez, calidad y buen precio. Sin estas tres ventajas, no podría cumplir con los exigentes estándares de calidad que exigen inmobiliarias, fondos de inversión y bancos. Además, Invertol tiene que seguir un riguroso proceso administrativo desde que le solicitan una reforma o reparar una incidencia hasta que emiten la factura y ésta es pagada. Este proceso es el siguiente:
Los inmuebles en los que interviene Invertol Obras y Reformas son propiedad de una institución de crédito, fondo de inversión, una “family office” con cartera inmobiliaria o una inmobiliaria, la gestión de estos activos puede estar encomendada a una gestora inmobiliaria. Es decir, Invertol Obras y Reformas puede recibir encargos directamente de la propiedad o de un gestor.
Estos encargos pueden ser de varios tipos: Reformas, Incidencias o Mantenimientos.
Las incidencias suponen una intervención urgente por parte de Invertol Obras y Reformas. Normalmente se arreglan sobre la marcha sin tener que solicitar una autorización previa del presupuesto, ya que su importe suele ser inferior al de una reforma total.
Las reformas requieren un presupuesto previo, la aceptación por parte de la propiedad y/o la gestora, la realización de la obra presupuestada y sus modificaciones, si las hubiere, la justificación de la obra, el envío de la factura correspondiente y su pago.
Para la confección de los presupuestos hay que coordinar distintas citas de los arquitectos, operarios propios o de los proveedores externos con los inquilinos, la gestora, la propiedad y los porteros de las fincas ya que suelen estar alquilados.
Todos los trabajos ejecutados requieren de una memoria descriptiva con un gran soporte fotográfico del antes y del después del estado del inmueble tras la obra.
Para controlar todo este proceso, Invertol Obras y Reformas seguía un sistema de carpetas físicas y digitales en las que iba guardando todas las peticiones, presupuestos suyos y de proveedores, aprobaciones, fotos, y demás documentación de cada una de las obras.
Además, llevaba un resumen de cada expediente en BENTO, desarrollado por Julio González Alarcón, socio director de la empresa, para el que.
Migramos de Bento a FileMaker y la adoptamos como herramienta de gestión integral en toda la empresa. Creo que es una decisión muy acertada ya que hemos mejorado en todos los aspectos.
La solución FileMaker
SmartCo desarrolló esta aplicación de gestión integral con los siguientes módulos: Clientes, Proveedores, Gestoras y gestores, Edificios, Inmuebles, Proyectos, Tarifario personalizado para cada cliente, Presupuestos de Invertol, Presupuestos de Proveedores, Pedidos, Facturas de proveedores y Facturas de Invertol.
El módulo principal desde el que parte toda la gestión es el de Proyectos. En él, se muestran los datos del cliente, edificio, inmueble, gestor solicitante, descripción de la obra y fecha de solicitud. A partir de estos datos se gestionan las citas con los inquilinos, los presupuestos, partes de obra, pedidos, facturas e informes.
“Elaborar un presupuesto para una reforma puede ser muy frustrante ya que hay que reflejar un gran número de trabajos, todos ellos agrupados por partidas. Una funcionalidad importante que hemos añadido a la aplicación es que los conceptos se pueden ordenar a posteriori. También guardamos un histórico de presupuestos, pudiendo hacer fácilmente revisiones de los mismos.” Señala Claudio Rubio, socio Director de SmartCo.
Todos los trabajos que ejecuta Invertol requieren de un respaldo documental muy completo, con imágenes de antes y después de la obra, materiales y calidades empleados que se envían en un parte de trabajo impreso desde FileMaker.
“Tenemos que justificar exhaustivamente todos y cada uno de nuestros trabajos para poder cobrarlos. Esto implica una burocracia enorme, con el problema añadido de que cada cliente nos pide la información con formatos de informes distintos. Es increíble cómo FileMaker nos ayuda en esta tarea” nos comenta Julio González Alarcón.
Una parte muy importante de toda esta gestión es la coordinación con las cuadrillas de obreros en plantilla y con los proveedores externos y es aquí donde el iPad se convierte en una herramienta de trabajo importantísima.
El Responsable de Obra de Invertol, es quien coordina y gestiona todo el trabajo de campo. Para ello dispone de un iPad con FileMaker Go desde el que se conecta a la oficina central. En él, accede a los siguientes datos:
– Incidencias: desde una lista de operaciones en marcha, accede a cada incidencia en concreto. Anota los trabajos a realizar a partir del tarifario del cliente y toma una imagen de la situación inicial. En la central revisan en FileMaker la ficha de la incidencia. Si fuera necesario se comunican con el cliente y le dan el ok al director técnico. Éste ordena realizar los trabajos y se toman fotos del resultado final. Si la finca estuviera alquilada, el inquilino firma en el iPad la conformidad con los trabajos realizados. Esta información se recibe en las oficinas Centrales y se pasa al cliente junto con la factura.
– Obras a presupuestar: desde la lista de operaciones en marcha se pueden filtrar todos los presupuestos pendientes de confección. Una misma obra puede tener varios presupuestos de proveedores distintos, aunque todos ellos coordinados por el Responsable de Obra. En el iPad, se van confeccionando todos estos presupuestos y sus revisiones con sus correspondientes imágenes.
– Operaciones en curso: Una vez que un presupuesto está aprobado por parte del cliente, Invertol se lo comunica al Responsable de Obra para que inicie la obra con la cuadrilla propia o con el proveedor seleccionado. Según van avanzando los trabajos, a través del iPad se van registrando modificaciones y consultas a Invertol para.
– Tareas, entre las que se incluyen las citas que la oficina central ha concertado con los inquilinos o porteros de las fincas.
Además, SmartCo ha integrado en su solución el plugin Zulu Calendar que permite generar desde FileMaker los calendarios de citas con Google Calendar.
Una parte importante de la aplicación son los informes, incluyendo un cuadro de mando con gráficos y datos significativos sobre la marcha del negocio.
“Gracias a las funciones de SQL y a la posibilidad de generar gráficos desde FileMaker, nuestro cliente puede tener en todo momento una completa radiografía del estado de su empresa. Además, la facilidad para generar informes con FileMaker nos permite cubrir todas las nuevas necesidades de Invertol en este sentido” comenta Claudio Rubio.
Beneficios desde la implementación
Para Invertol, FileMaker y SmartCo han supuesto una gran ayuda para la expansión de su negocio. “Estamos inmersos en una profunda crisis que se nota especialmente en el sector de la construcción, pero gracias a la adopción de nuestra nueva herramienta informática estamos consiguiendo asentarnos en un sector tan castigado y con tanta competencia ”.
Para Julio González Alarcón, los principales beneficios que FileMaker aportan a su organización son los siguientes:
Ahorro de costes: Tener una herramienta con la que poder reportar de los trabajos realizados a sus clientes de manera rápida, detallada y veraz, en Invertol estiman un ahorro anual en 24.000,00 € respecto al sistema anterior.
Trazabilidad: Ahora se pueden seguir todos los pasos administrativos de las obras y reformas. Este aspecto es muy importante para Invertol, ya que en una misma obra pueden intervenir una gran variedad de agentes (varios departamentos del un cliente, gestoras, gestores, proveedores, personal propio e inquilinos).
Accesibilidad: Estando físicamente en una obra, el poder acceder a determinados datos de cada operación supone una ventaja competitiva importantísima para Invertol, ya que han reducido drásticamente los tiempos de respuesta desde que un cliente les contacta hasta que éste recibe el presupuesto, ya que éste se puede confeccionar en tiempo real.
Menos papel: El uso del papel en la obra es una incomodidad ya que se deteriora, se pierde. Además, que el responsable de obra introduzca directamente mediciones u otros datos en la aplicación evita duplicidad en las tareas, lo que incide en una mejora de la productividad de Invertol.
Información valiosa: Con la nueva herramienta de SmartCo, Invertol puede conocer la rentabilidad de todos los trabajos que le encargan, de manera que puede controlar y ajustar los costes.
Mejor organización: La integración de FileMaker y Google Calendar, nos permite acceder a la planificación de los trabajos de manera muy intuitiva.
Versatilidad: La aplicación permite gestionar todo tipo de trabajos, desde una gran obra hasta una pequeña reparación, tanto para grandes clientes con sus exigencias, como para particulares.
Invertol S.L.
Julio González Alarcón
Socio Director
Pinar de Somosaguas, 89 BIS.
28223 Pozuelo de Alarcón (Madrid)
91 799 07 52
SmartCo Iniciativas Tecnológicas S.L.
Claudio Rubio
Socio Director
Calle Lérida, 8-10 Bajo C.
28020 Madrid
91 622 57 22
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